Et planlægningsværktøj for hele virksomheden
En enkelt ordre til en kunde kan bestå af mere end 100 forskellige forarbejdningsmaskiner og transportører m.m. Før i tiden havde hver afdeling sit eget udviklede Excel regneark til at planlægge deres arbejdsopgaver i, og da de fleste leverancer består af komplette produktionsanlæg til fødevareindustrien, er alle afdelinger som regel involveret i løsningen af opgaverne. Det betød, at der løbende blev brugt meget tid og energi på at koordinere og opdatere de enkelte regneark for hver afdeling for at holde styr på produktioner og leverancer.
Denne opgave var efterhånden blevet så krævende hos Cabinplant, at de besluttede sig for at prøve at finde et planlægningsværktøj, som kunne løse den samlede planlægningsopgave i en enkelt plan for hele virksomheden og som kunne omfatte alle produktions- og projektopgaver i alle afdelinger. ROB-EX havde de funktioner, som Cabinplant efterspurgte til deres planlægningsopgave.
Et ambitiøst projekt
Cabinplant var klar over, at de havde startet et meget ambitiøst projekt, hvis de skulle leve op til deres egen målsætning og få samlet alle afdelingers projekt- og produktionsplaner i en og samme plan. Cabinplant besluttede derfor at have konsulenter fra ROB-EX A/S med som rådgiver og projektleder under hele implementeringsforløbet. Det skulle sikre den bedst mulige opstart, og at alle afdelinger fik tilgodeset deres behov bedst muligt inden for standard-systemets rammer.
Cabinplant sammensatte en projektgruppe med deltagere fra alle afdelinger, og sammen med en konsulent fra ROB-EX A/S fik de opbygget en skabelon model, som de ville bruge hver gang, de skulle oprette et nyt projekt. Modellen blev afprøvet på nogle udvalgte projekter, og på den måde er skabelonen blevet justeret, så den passer til Cabinplants ”virkelige” verden.
Da de valgte at gå i drift med ROB-EX, var de derfor sikre på, at det ville fungere efter hensigten, så alle interessenter fik en succesoplevelse. Når man sætter så omfattende et system i drift, er det vigtigt, at de medarbejdere som skal levere input til løsningen også får et resultat ud i den anden ende, som giver lettelser i det daglige arbejde, fx i form af opdaterede rapporter og oversigter, som de kan regne med og styre efter.
Et godt opfølgningsværktøj
Når salgsafdelingen afleverer en ny ordre til teknisk afdeling, bliver den oprettet i ROB-EX ved hjælp af et skabelonprojekt, som hurtigt bliver tilpasset det aktuelle projekt. Når projektet er detailbeskrevet, sørger den projektansvarlige fra hver afdeling for at få registreret ressourcer og estimeret tidsforbrug ind i projektplanen. Også leveringsaftaler med underleverandører styres i projektplanen i ROB-EX.
De enkelte medarbejdere har et overblik over hvilke opgaver, de hver især er tildelt på de forskellige projekter, som er i gang samtidigt, og hvis den samlede belastning udgør flere timer end ressourcen er normeret til, bliver der vist en alarm i planen i ROB-EX.
Alle medarbejdere, som er tilknyttet projekter, indrapporterer løbende deres tidsforbrug via tidsregistreringssystemet i Dynamics AX, og projektplanen i ROB-EX bliver løbende opdateret med det reelle tidsforbrug, så projektledere og afdelingsansvarlige kan følge fremdriften i de igangværende projekter. Det giver dem et særdeles godt opfølgningsværktøj.
Projektplanen i ROB-EX kan ses på et meget overordnet niveau, men den kan også foldes ud i flere niveauer, og for hvert niveau bliver planen mere og mere detaljeret. Cabinplant kan nøjes med én projektplan, som tilgodeser alle interessenters behov for information, lige fra behovet for det store overblik over det samlede projekt til medarbejderen, som arbejder med en enkelt maskindel i et projekt.
