Hvilke konkrete udfordringer slås planlæggerne med ude i virksomhederne?
Planlæggerne sidder i en kernefunktion, og produktionsplanlægning er bindeled mellem produktionen og de fleste andre funktioner i virksomheden – salg, indkøb, udvikling, service og HR. Jo bedre planlæggerne er klædt på til deres planlægningsopgave, jo bedre kan de formidle, hvad der kan lade sig gøre, hvad der ikke kan – og hvorfor. Det giver et bedre samarbejde i virksomheden, og data fra planlæggerne kan fx bruges til bedre kundeservice, bedre lagerstyring og mere korrekte leveringstider.
Mads Bruun Larsen og Karen Kjær Larsen fra Consulting House, der underviser på ROB-EX A/S’ kursus i produktionsstyring i november/december, kommer her med deres bud på de 10 væsentligste udfordringer, planlæggerne står overfor.
1. Ikke alle planlæggere har en formel uddannelse indenfor planlægning
Mange bliver udpeget til planlægningsopgaven og har ikke altid den nødvendige faglige ballast. Men som planlægger har du brug for værktøjer til at vurdere, hvilke præmisser du arbejder under. At klæde planlæggeren bedre på med relevante værktøjer og viden vil give virksomheden et reelt planlægningskoncept at arbejde ud fra og dermed mere realistiske planer.
2. Planlæggerne har brug for at kende deres planlægningssystem til bunds
Mange planlæggere får ikke den fornødne introduktion til planlægningssystemet. Derfor kender de ikke altid de parametre, systemet er sat op til og kan ikke udnytte det godt nok. Som planlægger har du brug for en tilbundsgående viden om systemet og opsætningen, så du kender alle mulighederne – det giver et planlægningssystem, der arbejder for dig og ikke imod dig
3. Planlæggerne bliver presset fra flere sider
Som planlægger kan du ind i mellem føle dig som en lus mellem to negle, fordi du står i krydsfeltet mellem produktion og salg (og indkøb, udvikling, service, HR m.m.). Produktionschefen forventer 100 % udnyttelse af maskinerne, salgsafdelingen vil have ordrerne til tiden, men vil nogle gange også gerne liige klemme en ekstra ordre ind.
4. Planlæggeren er oppe mod en forestilling om, at maskinerne ikke må stå stille
Det kan være en udfordring for planlæggeren at overbevise ledelsen om, at en 80 % udnyttelsesgrad faktisk er den optimale, og at en maksimal udnyttelse af produktionsanlægget i stedet kan resultere i længere gennemløbstider. På længere sigt gør de 80 % udnyttelse, at der er tid til vedligehold, kvaliteten bliver bedre, og virksomheden slipper for panikændringer i planen og panikomstillinger, som er meget dyre at gennemføre.
5. Planlægning er mere komplekst end som så…
Ledelsen kan være tilbøjelig til at undervurdere, hvor kompleks en opgave planlægning er: ”De skal da bare putte nogle ting ind i systemet, så kører det.” Men sådan foregår det ikke: der er varer, der ikke kommer hjem til tiden, en maskine bryder sammen, underleverandørerne ændrer deres planer og p.g.a de mange bindinger mellem tingene, kræver det ændringer i den lagte plan.
6. Virksomhederne vil holde omkostningerne nede og samtidig fastholde en høj leveringssikkerhed
Det er en ledelsesopgave at fastsætte de overordnede rammer for produktionen og dermed planlægningen. Ledelsen skal tage stilling til, hvilket udgangspunkt, virksomheden vil prioritere at performe bedst på – et lavt omkostningsniveau eller en høj leveringssikkerhed. Det er ikke muligt at gøre begge dele lige godt.
7. Stamdata er ikke altid struktureret, så de matcher planlægningsværktøjets opbygning
Det betyder, at det ikke kører automatisk, men at du som planlægger er nødt til at tilpasse data manuelt – eller huske at tage højde for, hvor de ikke passer. Det tager tid og gør virksomheden afhængig af den tavse viden hos planlæggeren – og dermed sårbar i forhold til opsigelse, sygdom m.m.
8. Hvordan skal ordrerne prioriteres?
Prioritering af ordrer er ikke planlæggerens ansvar. Ledelsen skal klæde planlæggeren på til opgaven, og det indebærer at prioritere ordrerne. Hvis ledelsen fx melder ud, at en leveringssikkerhed på 80 % er OK – skal den også angive, hvilke ordrer der skal sættes først og sidst.
9. Planlæggerne er tilbøjelige til at overplanlægge
Mange planlæggere vil gerne planlægge ekstremt præcist. Men planen er altid lavet efter gennemsnitstal, og der vil altid være variationer. Planen kan ikke holde minut for minut, men derfor kan den godt holde på ordreniveau. Derfor er du som planlægger nødt til at acceptere, at nogle ting planlægger medarbejderne bedre selv ude ved maskinerne
10. Der skal være tid til at planlægge
Planlæggerne skal have tid til at strukturere planlægningen. Hvis du som planlægger har tid til at sætte realistiske rammer op for planlægningen, slipper du for brandslukning. Planerne bliver mere realistiske og korrekte, hvis planlæggeren prioriterer at gå planen igennem, hver dag eller hver uge: hvordan er status på ordrerne, hvordan er historikken, og hvad kan du som planlægger gøre for, at næste uges plan er realistisk?
